Оценка на риска / Планиране на действия за овладяване на рисковете и възможностите

Един предприемач не може да очаква, че всяка планирана стъпка във фирмата ще върви по план. Независимо от добрата идея, с която разполага, нейната реализация винаги е характеризирана с определена доза „несигурност“. Тази несигурност също така може да се нарече „риск“. От друга страна заобикалящата среда може да генерира и позитивни рискове или така наречените „възможности“. Неизменна част от управлението на една фирма е постоянният анализ на рисковете и възможностите произлизащи от заобикалящата среда. По този начин вашата компания ще бъде много по-гъвкава при промени и ще може да реагира значително по-адекватно.

I. Заинтересовани страни и техните изисквания

Всяка една фирма, независимо от бранша, в който функционира и продуктът или услуга, който предоставя, трябва да взима под внимание всички заинтересовани страни и техните изисквания към организацията. От анализа на тези изисквания могат да се идентифицират множество рискове и възможности за една организация.

Заинтересовани страни и техните изисквания

Основните заинтересовани страни за една фирма (без значение от нейната дейност) са:

  • Съдружници, партньори – възможно е създаването на фирмата да бъде направено с партньор. По този начин или може да се обединят общи компетенции по различни тематики, необходими за предоставянето на продукта, както и да се осигури по-голям начален капитал за стартирането на фирмата. От основно значение тук е съдружниците да имат обща визия за развитието на компанията.

 

  • Служители – главни действащи лица в една фирма. Служителите са хората, които произвеждат крайния продукт, работят в изградената фирмена инфраструктура и накрая контактуват с клиента, т.е. са лицето на фирмата пред него. Следователно взаимоотношенията със служителите, в това число, удовлетворяване на техните изисквания, са ключови за успеха на една компания.

 

  • Доставчици/подизпълнители – също основен участник в производството на продукта/услугата. Когато те закъсняват или предоставят некачествени материали, това неизменно се отразява на качеството на нашият краен продукт. От друга страна те също очакват коректно отношение (спазване на договорни отношения), за да могат да изпълняват своите задължения. доставчиците могат да бъдат разделени на няколко групи – доставчици на материали и консумативи, доставчици на услуги и подизпълнители.

 

  • Конкуренти – силната конкуренция е основен двигател на растежа на определен бранш. Въпреки това, много в важно фирмите в него да поддържат коректни отношения. Използването на практики от нелоялната конкуренция вреди не само на фирмите, но и на крайния потребител, тъй като в дългосрочен план това води до понижаване на качеството на продукта, поради занижен марж и липса на ресурс за инвестиции. От друга страна са възможни и партньорски отношения с конкуренти по определени процеси. Известни са множество примери за използване на общи складови помещения или общи поръчки на материал към доставчик с цел постигане на по-ниска цена заради по-големите поръчани количества и т.н.

 

  • Държавни институции и контролни органи – всяка една фирма, трябва да спазва законите и нормативните изисквания, в държавата, в която е регистрирана и в която извършва своята дейност. Основни закони, с които трябва да е запознат един предприемач са Кодекс на труда, Търговски закон, Закон за опазване на околната среда и т.н.

 

  • Клиенти – за да бъде успешна една фирма, то тя трябва да продава успешно своя продукт. За да се случи това, той на първо място трябва да удовлетворява конкретни изисквания на клиента. Това е и една от основните цели на предприемача – да идентифицира нужда в клиента и да я реализира. Допълнително с това са изключително важни комуникацията с клиента, която включва предоставяне на точна и коректна информация за характеристиките на продукта, консултирането по време на продажбата и разбира се гаранционното обслужване след продажбата.

Всяка една заинтересована страна е важна по своята същност за успешната дейност на една компания. Ако се неглижира дори и една от тях, е възможна проявата на непредвидени обстоятелства или както вече по-горе ги нарекохме – рискове. В следващата таблица са показани основните изисквания за всяка една от описаните заинтересовани страни. Компания, която се стреми към дългосрочен и устойчив растеж трябва да се съобразява със всички от тях.

 

Заинтересована страна[1] Изисквания към фирмата Изисквания на фирмата към заинтересованата страна
Служители Конкурентно заплащане Спазване на одобрените правила за безопасна работа и поведение
Възможност за развитие Съвестно отношение към активи на фирмата
Предоставяне на адекватни условия на труд и лични предпазни средства Конфиденциалност към конкуренти и трети страни
Достъп до необходимата за дейността информация Спазване на изискванията на системата на управление
Достъп до специализираните софтуери, сървъри и компютри, необходими за изпълнение на трудовите задължения Спазване на общи етични правила на поведение
Изплащане на договорените възнаграждения Спазване на йерархичната структура на фирмата
Защита на лични данни
Съдружници / Партньори Отчетност за дейността Отчетност за дейността
Придържане към обща политика за развитие на фирмата Придържане към обща политика за развитие на фирмата
Доставчици Заплащане на получените материали/услуги според договорени изисквания Спазване на договорени срокове на доставка
Конфиденциалност Непрекъсване на услуга
Конфиденциалност
Конкуренти Лоялна конкуренция – избягване на подбиване на цени, агресивно привличане на служители или клиенти; Лоялна конкуренция – избягване на подбиване на цени, агресивно привличане на служители или клиенти;
Клиенти Поддържане на високо качество при всяка поръчка/покупка Спазване на общи условия / изисквания за съхранение / експлоатация
Персонално отношение Заплащане на предоставените продукти / услуги според договор
Предоставяне на възможно най-добра цена
Защита на лични данни Конфиденциалност
Държавни институции и контролни органи

 

Спазване на закони и нормативни уредби Предоставяне на информация относно промени в нормативна уредба
Оказване на съдействие при проверки Оказване на съдействие при неясноти и възникнали въпроси относно постигане на нормативно съответствие

Таблица 2 Заинтересовани страни и техните изисквания

[1] От гледна точка на създателя на фирмата

II. Вътрешни и външни обстоятелства от заобикалящата среда на компанията

След като разгледахме заинтересованите страни и техните изисквания, ще пристъпим към втората част от анализа на заобикалящата среда – външни и вътрешни обстоятелства. Те също включват заинтересованите страни, но са допълнени и от някои фактори, които не зависят изцяло от самата компания.

Външните обстоятелства (Фигура 1) са външната среда, в която организацията се стреми да постигне своите цели. Външните обстоятелства може да включват, без да се ограничават до:

  • Технологична среда – тук трябва да се вземат под внимание нивото на технологиите, които се използват в конкретния бранш. Аспекти на тази среда са наличност на модерни технологии – колко често се изкарват на пазара нови, по-производителни машини и съответно колко бързо се амортизират старите. В IT бранша се изкарват почти ежемесечно по-нови и бързи компютри, докато в мебелния сектор модернизирането на производствените машини може да се извършва на значително по – дълги етапи. Също така трябва да се взима под внимание и въвеждане на нова технология, която може коренно да промени или дори да замести даден бранш. Като пример може да се даде навлизането в ежедневието на смартфоните, които дадоха възможност да се извършват множество услуги през телефона – пазаруване на мебели, онлайн сравняване на ценови оферти докато си в мебелния магазин, дори първично проектиране.

 

  • Политическа и икономическа среда – включва политиката на държавата спрямо бранша, както и отношението на външни инвеститори към него. Например селското стопанство до голяма степен се субсидира от държавата, но въпреки това местни производители не са особено конкурентни на европейския пазар, защото там се получават още по-големи субсидии, които компенсират разликата в заплащането на труда. Мебелният бизнес от своя страна не получава субсидии, но се наблюдава голям интерес от външни фирми, които искат да използват българските производители като подипзълнители, за да се възползват едновременно от достъпа до европейския пазар и по-ниските разходи за труд. Към анализа задължително трябва да се включи и несигурната политическа обстановка в страната – при всяка смяна на правителства, което в последните години се случва често в България, има опасност за спиране на Евро фондове и други донорски програми.

 

  • Социална среда – тук трябва да се вземе под внимание състоянието на работната ръка и по – конкретно образование, квалификация, опит, и т.н. Важен аспект е дали на пазара на труда са налични готови кадри или ще се наложат инвестиции в обучение и повишаване на квалификацията на служителите, след като бъдат наети на работа. Друг важен аспект е демографското състояние на региона, в който ще се стартира бизнеса – на каква възраст е населението и с какви умения и познания разполага. В случай, че фирмата успее да използва вече наличните знания, то това ще спести много разходи.

 

  • Екологична среда – обхваща местоположението, на което ще бъде стартиран новият бизнес. Тук трябва да се обърне внимание на влиянието на компанията върху околната среда – ще предизвика ли новата компания замърсяване на води или унищожаване на гори и животински видове. Следователно какво трябва да се направи, за да се избегне това. Също така е важно да се включи в анализа и вероятността от природни аномалии и бедствия – дали региона се характеризира с множество валежи, които водят до наводнения или спиране на ток, дали е земетръсна зона и т.н.
Фигура 3 Взаимодействие между външни обстоятелства в една компания и заинтересованите страни

Вътрешните обстоятелства (Фигура 2) са вътрешната среда, в която компанията се стреми да постигне своите цели. Към тях се включват:

  • Материални ресурси – представляват наличната инфраструктура в компанията – офис пространства, производствени машини, компютри, коли и други. В зависимост от наличните ресурси произлизат различни рискове и възможности – например по-малките офиси носят със себе си и по-ниски разходи за поддръжка и комунални услуги, но пък могат да бъдат по-неудобни за работа и следователно да водят до по-ниска производителност.

 

  • Нематериални ресурси – тези ресурси не могат да бъдат реално измерени. Те представляват опита и знанията, с които ръководителите и служителите разполагат и те пряко допринасят за позитивното или негативното развитие на една компания. Логично е да се предположи, че един ръководител с дългогодишен опит и познания в определена област ще бъде по-ефективен от един млад и неопитен специалист. Към тази група се причислява и имиджа, който една компания е изградила през годините. Една стартираща фирма със сигурност няма същото доверие от страна на клиентите си, каквото е успяла да спечели някоя водеща марка на пазара. Това е дългогодишен процес, който трябва да бъде приоритет за всяка една стартираща компания.

 

  • Структура на организацията, ролите и отговорностите – трябва да се вземе под внимание, дали са налични всички необходими длъжности и квалификации, ясно ли са разпределение отговорностите, определени ли са каналите за комуникация между отделите; По този начин ще може да се постигне един много по – ефективен и печеливш начин на работа в организацията;
Фигура 4 Взаимодействие между вътрешните обстоятелства в една компания и заинтересованите страни
  • Културата на организацията – много важен елемент в изграждането на една нова компания. Още при създаването на фирмата, ръководителите трябва да дефинират мисията й – „да бъдем по-добри от нашите конкуренти“, „да предоставим по-качествен и достъпен продукт на нашите клиенти“. Тази мисия трябва да бъде комуникирана

постоянно със служителите и другите заинтересовани страни, за да се подсигури нейното постоянно спазване;

 

  • Въведените цели и стратегии за постигането им – по този начин трябва да се подсигури, че всички от компанията са наясно какви са целите – да бъде ясно, че всички се движим заедно в една посока.

III. Идентифициране на рискове и възможности

След като сме анализирали средата, в която една компания извършва своята дейност, взели сме под внимание всички заинтересовани страни и техните изисквания, всички външни и вътрешни обстоятелства е време да идентифицираме конкретни рискове и възможности, които произлизат от тях. Това е основен елемент в планирането на устойчивостта на една компания.

 

  Източник Потенциални рискове
Външни обстоятелства Конкуренти Нелоялно и агресивно привличане на квалифицирани служители от конкуренти
Подбиване / дъмпинг на цените
Клиенти Непостигане на обявеното качество и обслужване
Разпространение на конфиденциална информация към конкуренти
Доставчици Закъснение на доставка на материал
Доставка на материал с лошо качество
Регулаторни органи Чести промени в нормативни изисквания; Необходимост от корекции в кратки срокове;
Технологична среда Бързо морално амортизиране на машини; Ниска производителност в сравнение с чуждестранни конкуренти;
Политическа и икономическа среда Малък вътрешен пазар;
Неплатежоспособно население;
Спиране на европейски проекти след тяхното стартиране;
Социална среда Липса на достатъчно квалифицирани кадри на пазара на труда;
Екологична среда Природни бедствия – пожар, наводнение, земетресение
Вътрешна обстоятелства Съдружници Различия относно визията за развитие на компанията
Служители Неизпълнение на задължения, некоректно поведение
Неволна грешка от служител;
Разпространение на конфиденциална информация
Изгубване на клиентска информация
Нематериални ресурси Затруднена проследимост на изпълнението на процесите от страна на ръководител
Загуба на ключов служител с фирмен ноу-хау
Неспазване на фирмена култура / Уронване на престижа
Материални ресурси Дефект / Техническа повреда на машина
Кражба на фирмени активи / документи
Унищожаване на фирмена информация на хартиен носител

Таблица 3 Рискове произлизащи от вътрешната и външната среда на една компания

 

  Източник Потенциални възможности
Външна обстоятелства Конкуренти Привличане на квалифицирани служители със специфични умения
Използване на общи ресурси
Клиенти Използване на модерни технологии за контакт с клиентите с цел популяризиране на марката
Доставчици Изграждане на дългосрочни партньорски отношения
Технологична среда Внедряване и използване на иновативни високопроизводителни технологии
Политическа и икономическа среда Кандидатстване за финансиране по европейски проекти и други донорски програми
Социална среда Привличане на нискоквалифицирани кадри с цел развитие и обучение по собствена програма според нуждите на фирмата
Вътрешна обстоятелства Съдружници Комбиниране на общи ресурси, ноу-хау, капитал
Служители Постоянно повишаване на компетентността с цел повишаване на производителността
Изграждане на екип от взаимнозаменяеми служители
Нематериални ресурси Постоянно оптимизиране на управленските и производствените процеси
Изграждане на позитивен имидж на пазара
Материални ресурси Постоянно обновяване и модернизиране на инфраструктурата с цел постигане на по – висока производителност и удовлетвореност на служителите;

Таблица 4 Възможности произлизащи от вътрешната и външната среда на една компания

 

IV. Планиране на действия за овладяване на рисковете и възможностите

На този етап сме анализирали средата и сме идентифицирали всички рискове и възможности, произлизащи от заобикалящата среда. Следващият етап е да се разгледат вече съществуващите мерки в организацията и да се планира какво още може да се направи, за да се намали негативното влияние на рисковете и съответно да се увеличи позитивното влияние на възможностите. За да бъдат ефективни мерките, трябва задължително да се разпределят отговорностите, които да следят за изпълнението им.

Целият процес е описан във Фигура 5.

Фигура 5 Схема на етапите на методиката за оценка и овладяване на риска

Планирането на превантивни действия може да бъде описано и управлявано чрез „План за намаляване на риска“ – Таблица 5.Планирането използване потенциала за развитие на идентифицираните възможности може да бъде описано и управлявано чрез „План за използване на възможностите“ – Таблица 6

Планирането използване потенциала за развитие на идентифицираните възможности може да бъде описано и управлявано чрез „План за използване на възможностите“ – Таблица 6

План за намаляване на риска:

Източник Риск Свързан процес Възможни превантивни мерки Отговорник
Конкуренти Нелоялно и агресивно привличане на квалифицирани служители от конкуренти Управление на човешки ресурси Осигуряване на адекватни условия на труд и заплащане; Възможности за развитие и повишаване на квалификацията; Управител / Рък. Човешки ресурси
Подбиване / дъмпинг на цените Търговски процес Постоянно предоставяне на високо качество;

Изграждане на позитивен имидж на пазара;

Всички
Клиенти Непостигане на обявеното качество и обслужване Производство Изградени процедури на работа;

Внедрен процес на проверка на качеството;

Постоянно обучение на служители;

Ръководител производство
Разпространение на конфиденциална информация към конкуренти Търговски процес / Производство Включване на клауза за конфиденциалност към договор; Търговски отдел
Доставчици Закъснение на доставка на материал Управление на склад и логистика Планиране на допълнителни запаси;

Поддържане на отношение с минимум един алтернативен доставчик за всеки един основен материал или консуматив;

Подписани клаузи за неустойки при закъснение;

 

Управител /

Ръководител склад и логистика

Доставка на материал с лошо качество Управление на склад и логистика Внедрен процес за проверка на входящите материали в склада;

Разработване на методика за избор и оценка на доставчици;

Поддържане на алтернативни доставчици;

 

Управител /

Ръководител склад и логистика

Регулаторни органи Чести промени в нормативни изисквания; Необходимост от корекции в кратки срокове; Управленски процеси Постоянно следене на промени в нормативни изисквания чрез онлайн абонамент Управител
Технологична среда Бързо морално амортизиране на машини; Ниска производителност в сравнение с чуждестранни конкуренти; Производство / Поддръжка на инфраструктура; Инвестиране в подобряване на машинен парк;

Търсене на възможности за финансиране по европейски програми и други донорски програми;

 

Управител
Източник Риск Свързан процес Възможни превантивни мерки Отговорник
Политическа / икономическа среда Малък вътрешен пазар;

Неплатежоспособно население;

Търговски процес Търсене на възможности за разширяване на клиентско портфолио извън страната;

Изграждане на партньорски отношения с дългосрочни договори;

Управител
Спиране на европейски проекти след тяхното стартиране поради смяна на политическата обстановка; Управленски процеси Резервиране на финансов ресурс;

 

Управител
Социална среда Липса на достатъчно квалифицирани кадри на пазара на труда; Управление на човешки ресурси Разработване на собствена програма за обучение на служители според собствените нужди Управител / Ръководител Човешки ресурси
Екологична среда Природни бедствия – пожар, наводнение, земетресение Управленски процеси Застраховка на имуществото; Управител
Служители Неизпълнение на задължения, некоректно поведение Управление на човешки ресурси Внедрен правилник за вътрешния трудов ред и дисциплинарен процес;

Постоянно обучение на служители;

Изграждане на фирмена култура;

Управител / Ръководител Човешки ресурси
Неволна грешка от служител; Производство / Човешки ресурси Ясно разпределени отговорности свързани с контрола в производството;

Подробно описани инструкции за експлоатация;

Редовни инструктажи и обучения на служителите;

 

Ръководител производство

 

Таблица 5 План за намаляване на риска

По идентичен начин могат да се анализират и възможностите. При тях обаче няма да се анализират превантивните мерки, които компанията може да предприеме, а ще се анализира потенциалът за развитие на конкретната възможност. Анализът би изглеждал по следният начин:

 

План за използване на възможностите

Източник Възможност Свързан процес Потенциал за развитие Отговорник
Конкуренти Привличане на квалифицирани служители със специфични умения Управление на човешки ресурси Осигуряване на адекватни условия на труд и заплащане; Възможности за развитие и повишаване на квалификацията; Управител /

Ръководител Човешки ресурси

Използване на общи ресурси Производство

Управление на склад и логистика

Изграждане на общи складови площи;

Поръчки на големи количества на общи материали с цел постигане на по-ниска цена;

Съвместно разработване на нова технология (клъстер);

Управител
Клиенти Използване на модерни технологии за контакт с клиентите с цел популяризиране на марката Търговски процес Изграждане на позитивен имидж в социалните мрежи и други онлайн приложения чрез участие в благотворителни акции; Управител
Доставчици Изграждане на дългосрочни партньорски отношения Управление на склад и логистика Чрез гарантиране на обеми да се получи по-ниска цена на материал;

Договаряне на различни възможности за разсрочено плащане;

Управител
Технологична среда Внедряване и използване на иновативни високопроизводителни технологии Производство Закупуване на високотехнологично оборудване с цел повишаване на конкурентоспособността на фирмата и излизане на международния пазар Управител
Политическа и икономическа среда Кандидатстване за финансиране по европейски проекти и други донорски програми Производство Подобряване на фирмената инфраструктура чрез закупуване на ново производствено оборудване с помощта на европейски проекти Управител
Социална среда Привличане на нискоквалифицирани кадри с цел развитие и обучение по собствена програма според нуждите на фирмата Управление на човешки ресурси Спестяване на разходи от заплати на висококвалифицирани кадри и инвестирането им в обучение на млади неквалифицирани кадри с желание за развитие

 

Управител /

Ръководител Човешки ресурси

Източник Възможност Свързан процес Потенциал за развитие Отговорник
Съдружници По-бързо развитие на предприятието Управленски процеси Комбиниране на общи ресурси, ноу-хау, капитал с цел по-бърза и успешна реализация на идеи Управител
Служители Постоянно повишаване на компетентността на служителите Управление на човешки ресурси Повишаване на мотивацията на служителите чрез възможности за развитие;

Повишаване на производителността при по-ниско квалифицираните процеси

Ръководител Човешки ресурси / Ръководител производство
Изграждане на екип от взаимнозаменяеми служители Управление на човешки ресурси Значително понижаване на риска от сътресения при внезапно напускане или дълго отсъствие (болест, майчинство) на ключов служител Управител /

Ръководител Човешки ресурси

Нематериални ресурси Постоянно оптимизиране на управленските и производствените процеси Всички При постоянен анализ на постигнатите резултати и идентифицираните несъответствия могат да се идентифицират по-адекватни превантивни действия, което да доведе до намаляване на грешките, бракуваната продукция и респективно финансовите загуби. Управител /  Ръководител производство
Изграждане на позитивен имидж на пазара Всички Постоянно предоставяне на високо качество на крайния клиент;

Предлагане на оптимално съотношение цена / качество

Участие в благотворителни каузи и такива за опазване на околната среда;

Всички

Таблица 6 План за използване потенциала на развитие на идентифицираните възможност

 

Финансов план